Aufbewahrungspflicht beschreibt die rechtliche Verpflichtung einer Person oder einer Organisation, bestimmte Dokumente und Aufzeichnungen für eine festgelegte Zeitspanne aufzubewahren.

Diese Pflicht gilt insbesondere für Unternehmen und Finanzinstitute, in denen sensible und vertrauliche Informationen im Rahmen der Abwicklung von Finanztransaktionen und Kapitalmarktaktivitäten anfallen. Im Bereich der Kapitalmärkte, wie zum Beispiel Aktien, Kredite, Anleihen, Geldmärkte und Kryptowährungen, spielt die Aufbewahrungspflicht eine essentielle Rolle, um die Integrität des Finanzsystems zu wahren und einen transparenten und ordnungsgemäßen Ablauf der Geschäftstätigkeit sicherzustellen. Die Aufbewahrungspflicht umfasst eine Vielzahl von Dokumenten und Aufzeichnungen, darunter Handelsbestätigungen, Kundenkorrespondenz, Verträge, Geschäftsberichte, Bilanzen, Steuererklärungen, Compliance-Dokumente und vieles mehr. Insbesondere im Kontext von Wertpapiertransaktionen müssen diese Informationen detailliert aufbewahrt und jederzeit zugänglich sein, um mögliche Untersuchungen, Audits oder rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Die Aufbewahrungspflicht basiert auf rechtlichen und regulatorischen Vorschriften, die von Aufsichtsbehörden wie der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) in Deutschland oder der Securities and Exchange Commission (SEC) in den Vereinigten Staaten erlassen werden. Diese Vorschriften legen die Dauer der Aufbewahrungspflicht fest, die je nach Art der Dokumente und der Art des Unternehmens variieren kann. Die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht ist von großer Bedeutung, da Unternehmen, die diese Verpflichtung vernachlässigen, erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen riskieren. Nicht nur können sie Strafen und Geldbußen durch Aufsichtsbehörden aufgebrummt bekommen, sondern auch ihr Ruf und ihre Geschäftstätigkeit könnten ernsthaft geschädigt werden. Um die Aufbewahrungspflicht effektiv zu erfüllen, setzen Unternehmen auf moderne elektronische Archivierungssysteme, die eine sichere Speicherung, Suchfunktionen und Compliance-Funktionen bieten. Diese Systeme ermöglichen einen schnellen und einfachen Zugriff auf benötigte Informationen und helfen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Aufbewahrungspflicht ist somit eine zentrale Komponente der regulatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen im Kapitalmarktumfeld. Durch ihre Erfüllung gewährleistet sie die Transparenz, Integrität und Nachvollziehbarkeit von Finanztransaktionen und trägt damit zur Sicherheit und zum Vertrauen der Investoren in das Kapitalmarktsystem bei.